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Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber: Was Sie wissen müssen
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In einer Zeit, in der Pendler unzählige Kilometer zurücklegen und Dienstreisen zum Arbeitsalltag gehören, stellt sich oft die Frage: Wer kommt für die Fahrtkosten auf? Die Kanzlei Cäsar-Preller aus Wiesbaden bietet einen Überblick über die Pflichten des Arbeitgebers, die Berechnung der Fahrtkostenerstattung und die Möglichkeiten für Arbeitnehmer, ihre Kosten steuerlich geltend zu machen.
Anwalt aus Wiesbaden: „Keine Verpflichtung zur Zahlung von Fahrtgeld für den Arbeitsweg“
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Fahrtkosten für den täglichen Weg zur Arbeit zu erstatten? Kurz gesagt: Nein. Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Kosten für den Arbeitsweg des Arbeitnehmers zu übernehmen. „Es liegt im Ermessen des Arbeitgebers, ob er freiwillig eine Erstattung der Fahrtkosten anbietet“ so Rechtsanwalt Cäsar-Preller aus Wiesbaden. Selbst wenn eine Erstattung gewährt wird, deckt sie oft nur einen Teil der tatsächlichen Kosten ab. Es handelt sich um eine freiwillige Leistung seitens des Arbeitgebers, die jedoch steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden kann.
Rechtsanwalt Cäsar-Preller: „Fahrtkostenerstattung vom Arbeitgeber für Dienstfahrten“
Anders verhält es sich bei Dienstreisen. Typische Anlässe für Dienstreisen sind unter anderem auswärtige Kundentermine sowie Termine mit Lieferanten oder Kollegen, die in anderen Niederlassungen des Unternehmens arbeiten. Gemäß § 670 BGB ist der Arbeitgeber in der Regel verpflichtet, die Kosten für dienstliche Fahrten zu erstatten. Dies umfasst sowohl Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug als auch die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder Flugreisen. Die Fahrtkostenerstattung richtet sich nach den tatsächlich entstandenen Aufwendungen oder einer festgelegten Kilometerpauschale. Moderne Praktiken beinhalten oft die Bereitstellung von Tankkarten, die die direkte Abrechnung der Tankkosten ermöglichen.
Gesetzliche Regelungen für Dienstreisen gibt es nicht. Daher ist es für Arbeitgeber empfehlenswert, die für den eigenen Betrieb geltenden Regeln schriftlich festzuhalten. So kann zum Beispiel geregelt werden, ob es dem Arbeitnehmer gestattet ist, sich mit dem Taxi fortzubewegen oder ob er sich auf den ÖPNV beschränken muss. Ferner kann auch geregelt werden, ob bei Flugreisen eine Beschränkung auf die Economy Class einzuhalten ist.
„Wenn der Arbeitnehmer während seiner regulären Arbeitszeit geschäftlich verreist, wird die Zeit im Zug oder Flugzeug als normale Arbeitszeit gezählt, selbst dann, wenn der Arbeitnehmer während dieser Zeit nicht arbeitet“, so der Anwalt aus Wiesbaden.
Anwalt aus Wiesbaden: „Belege unbedingt aufbewahren“
Die Berechnung der Fahrtkostenerstattung hängt von der Art der Fahrt und den geltenden Regelungen ab. Bei Dienstreisen mit dem eigenen Fahrzeug richtet sich die Erstattung nach einer Kilometerpauschale. Für öffentliche Verkehrsmittel oder Flugreisen werden die Kosten für die Tickets erstattet. Es ist ratsam, alle relevanten Belege und Quittungen sorgfältig aufzubewahren, um die Fahrtkostenerstattung beim Arbeitgeber beantragen zu können.
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